Desde hace unos meses, la historia de Iruña de Oca descansa a buen recaudo en las dependencias del nuevo archivo municipal ubicado en la calle Blas López. Tras varias décadas almacenada en diferentes espacios propiedad del Consistorio, la construcción de un edificio expresamente diseñado para esta función ha permitido no sólo mejorar la conservación de la documentación, sino también facilitar el acceso a la misma tanto del personal municipal como de los ciudadanos que desean realizar cualquier consulta.
Además, desde el pasado mes de noviembre, el Ayuntamiento ha comenzado el proceso de digitalización del archivo, una tarea compleja que se prolongará durante años, pero que permitirá un acceso mucho más cómodo a los documentos y una mejor preservación de los mismos al no tener que manipularse para su consulta.
Porque el archivo municipal de Iruña de Oca no solo conserva toda la documentación generada por el Ayuntamiento en su funcionamiento diario, sino que también atesora una gran cantidad de documentos de uso común correspondientes a los siglos XIX. XX y XXI. Así, se pueden encontrar expedientes de depuración, declaraciones de cosechas, guías de circulación, cupones de establecimientos correspondientes a la época del racionamiento…
Además, los depósitos de Iruña de Oca acogen también los documentos del archivo de la Sierra de Badaia, expedientes que durante siglos han resistido la humedad, las plagas y la manipulación realizada a lo largo de todo este periodo de tiempo.
Gestión documental
La gestión del archivo municipal se realiza a través de una encomienda realizada en 1997 a la Cuadrilla de Añana. Desde entonces, dos técnicas se encargan, tanto de la organización, sistematización y clasificación de toda la documentación que genera el Ayuntamiento en su funcionamiento diario como de atender las consultas que realizan otras instituciones y particulares.
La responsable del servicio, Julia Espina, explica que “cuando un particular se dirige al Ayuntamiento para realizar una consulta, nos lo pasan al servicio y nosotras nos ponemos en contacto con él para saber qué quiere, si podemos proporcionarle la documentación que requiere o informarle de dónde conseguirla.
Espina se muestra “muy satisfecha” con la nueva ubicación del archivo, ya que las anteriores dependencias no ofrecían las condiciones necesarias para la preservación de los documentos. “Hemos tenido que esperar bastante tiempo, pero ahora disponemos de unas excelentes instalaciones. Tenemos que agradecer a Diego, el arquitecto municipal, el interés que demostró para elaborar su diseño. Desde el primer momento solicitó nuestra colaboración para conocer necesidades de espacio, de equipamiento, de normativa archivística sobre construcción de edificios destinados a archivo: medidas de aislamiento, de protección contra incendios, inundaciones y otros agentes atmosféricos o biológicos. Incluso visitó archivos para conocer “in situ” los recursos imprescindibles para cumplir su misión, que no es otra que la de proteger de todo riesgo la documentación en él albergada, permitiendo, el cómodo trabajo al personal que lo sirve y la fácil consulta a cuantos a él acuden con objeto de estudiar sus fondos documentales. Por eso contamos con una sala de depósito (equipada con todas las medidas de protección y conservación), separada completamente de la sala de trabajo y de consulta”.
Julia Espina lamenta que en Iruña de Oca se haya perdido mucha documentación anterior al siglo XIX, pero aún así el archivo atesora información valiosísima de los tres últimos siglos. “En otros archivos municipales de la Cuadrilla de Añana se ha conservado documentación de los siglos XVI, XVII y XVIII de gran valor para conocer la historia y el funcionamiento de estos núcleos rurales: Ordenanzas de Gobierno, Concordias, Pleitos sobre aprovechamientos de pastos, Juicios sustanciados ante la Chancillería de Valladolid, Ejecutorias y Privilegios Reales, Expedientes de Hidalguía… Sin duda esta documentación también existió en Iruña de Oca, pero lamentablemente no ha llegado hasta nosotros. Sin embargo sí se conserva documentación generada por los antiguos Ayuntamientos de Iruña y de Nanclares de la Oca, que se fusionaron en 1976 para formar el actual de Iruña de Oca. Toda esta documentación está perfectamente organizada, descrita, inventariada y cuenta con una base de datos informática, que agiliza enormemente las consultas”.
Para ello, hace ya más de una década que Gobierno Vasco inició una política de fomento de la digitalización del Patrimonio Documental de Euskadi (aquel que tiene más de 50 años de antigüedad), mediante la convocatoria de subvenciones a las Entidades Locales, que cubren el 50% del coste de dichos trabajos. Fue el Ayuntamiento de Kuartango quien inició en el año 2009 esta práctica y este año, gracias a las oportunidades de trabajo que ofrece el nuevo archivo, se ha iniciado en el Ayuntamiento de Iruña de Oca.
José Valderrey de Lera y Soraia Molina, los responsables del proceso de digitalización, han comenzado por expedientes correspondientes al antiguo Ayuntamiento de Iruña, que comprendía únicamente las localidades de Víllodas y Trespuentes y está previsto ir completando toda la documentación que en la actualidad sólo ser conserva en papel. Porque aunque en primera instancia, la función del archivo es la de facilitar la gestión diaria del Ayuntamiento, Julia Espina apunta que “el fin último del archivo es servir al ciudadano”. También hay por tanto una función cultural y para que este patrimonio documental se conserve y valore, es importante la difusión, siempre respetando la protección de datos, el reglamento y la legislación de los archivos. Al contar con un archivo digitalizado, se conseguirá disponer de un archivo más accesible tanto a funcionarios como particulares en general y se pondrá la historia del municipio un poco más cerca de toda la ciudadanía.